Una partnership con il vostro fornitore di soluzioni presenta una serie di vantaggi. Innanzitutto, una partnership significa che il vostro fornitore di soluzioni ha un interesse personale nel vostro successo. Lavorate insieme per risolvere i problemi in modo proattivo e creare soluzioni innovative. Come in ogni relazione, iniziare con il piede giusto aiuta a costruire le fondamenta da cui partire per crescere.
L’onboarding è più di una semplice telefonata di avvio. Significa disporre di un processo che consenta di comprendere a fondo la tecnologia, di effettuare una formazione trasversale all’interno dell’organizzazione e di avere accesso a un supporto continuo tramite workshop, formazione, aggiornamenti tecnici e, soprattutto, una tabella di marcia per la crescita. Esploreremo gli otto elementi essenziali di Viafoura per creare un processo di onboarding di successo.
Otto elementi essenziali per un’integrazione di successo della nuova tecnologia
Non esiste un processo di onboarding tecnologico uguale per tutti. Varia in base all’entità della soluzione implementata. In definitiva, riteniamo che il processo e l’esperienza di onboarding migliori siano quelli di cui i nostri partner hanno bisogno e che desiderano. Ecco otto elementi essenziali necessari per un’esperienza di onboarding senza soluzione di continuità.
Una chiamata per il calcio d’inizio
Questa telefonata iniziale coinvolge i membri del team interno trasversale del partner e di Viafoura. Per i nostri partner, questo include gli stakeholder dei team di moderazione, redazione e dati (cioè le persone che implementeranno, utilizzeranno ed estrarranno insight dalla nostra soluzione). Noi di Viafoura utilizziamo questo tempo anche per capire quali sono i vostri obiettivi a breve termine e quali sono le caratteristiche del successo a lungo termine. Questo è il fondamento dell’intero processo di onboarding. Senza una comprensione degli obiettivi, come possiamo tenere traccia dei nostri progressi?
Supporto alla gestione del cambiamento
Fin dall’inizio, ci assicuriamo di partecipare alle discussioni sulla gestione del cambiamento per promuovere la comprensione da parte dell’organizzazione del funzionamento degli strumenti e del valore complessivo della nostra soluzione. Noi di Viafoura crediamo che sia indispensabile che i team inter-funzionali comprendano il valore che la soluzione apporterà alle loro operazioni quotidiane. In genere, si tratta di più giorni di formazione per i vari reparti, per dimostrare il valore attraverso i benchmark del settore e i casi di studio.
Check-in settimanali
Le chiamate di avanzamento sono una parte ovvia dell’onboarding, ma è necessario avere una cadenza costante di check-in per capire come si sta procedendo rispetto ai propri obiettivi di implementazione. Noi di Viafoura le chiamiamo chiamate di scoperta. Coinvolgiamo sia un onboarder dedicato che una risorsa tecnica dedicata. Questo è il team che ispeziona il codice, esamina l’ambiente di sviluppo, lavora sulle integrazioni e risponde a qualsiasi domanda. In questo modo si garantisce una transizione senza soluzione di continuità al momento del go-live.
Audit tecnico
Prima della messa in funzione, conduciamo un’accurata verifica tecnica e un test di regressione per assicurarci che tutto funzioni come dovrebbe. Una volta completato l’audit, tutti possono sentirsi sicuri di fissare la data di avvio.
Una strategia di go-live completa
Lavoriamo a stretto contatto con i nostri partner per creare una strategia di go-live approfondita. Questo include una profonda comprensione delle varie parti interessate e delle loro responsabilità per il go-live, delle modalità di QA durante il go-live e delle risorse disponibili in caso di bug, problemi o correzioni. La realtà è che, per quanto l’implementazione sia approfondita, a volte non si tiene conto di uno scenario specifico che dovrà essere affrontato il giorno del go-live. Viafoura dispone di risorse dedicate disponibili al momento del go-live per intervenire rapidamente in queste situazioni.
Consultazioni continue con i team di moderazione, redazione e dati.
In Viafoura, parte del nostro processo di onboarding prevede un incontro con i team di moderazione, redazione e dati prima di entrare in funzione, per comprendere le operazioni quotidiane, le routine e i KPI. Utilizziamo queste informazioni per creare playbook di coinvolgimento personalizzati per ogni team, con consigli e best practice su misura. Una volta che il software diventa operativo, lavoriamo ogni settimana con i team interfunzionali per assicurarci che utilizzino la soluzione nel modo migliore per raggiungere i loro obiettivi. L’adozione di una nuova tecnologia da parte degli utenti è un serio ostacolo nel processo di onboarding. Forniamo un percorso per l’adozione da parte degli utenti che comprende formazione, gamification e assegnazione di risorse, in modo che il vostro team sia coperto e si senta sicuro nell’imparare a usare la soluzione.
Feedback sul processo di onboarding
Una volta completato il processo di onboarding, vogliamo conoscere la vostra esperienza. Abbiamo un interesse personale nel successo dei nostri partner e vogliamo che i nostri partner sappiano fin da subito che le linee di comunicazione sono aperte. Riteniamo che l’inserimento di questo aspetto nel nostro processo di onboarding si traduca in un rapporto continuativo con i nostri partner.
Supporto continuo
Una volta che il software diventa operativo, le nostre responsabilità non finiscono qui. La realtà è che l’onboarding è un processo continuo e iterativo. In Viafoura, i nostri Customer Success Manager facilitano i check-in regolari, le revisioni aziendali esecutive, le sessioni di formazione necessarie e le notifiche proattive su nuovi prodotti e funzionalità. L’obiettivo è garantire il continuo successo tecnico e commerciale dei clienti e la forza della nostra partnership.
Conclusione
Per creare esperienze coinvolgenti per i clienti e ottenere risultati di business, è importante che gli obiettivi strategici delle aziende del settore dei media e dei loro partner software siano in sintonia. Il fornitore di soluzioni scelto deve costruire attivamente la fiducia, concentrandosi sugli aspetti umani e tecnici dell’adozione di una nuova tecnologia. Devono ascoltarvi, comprendere i vostri obiettivi e investire nel vostro successo. In Viafoura, gli obiettivi commerciali dei nostri clienti sono i nostri obiettivi commerciali. Di conseguenza, l’onboarding non termina quando il software diventa operativo. È l’inizio di una collaborazione a lungo termine.