Una asociación con su proveedor de soluciones tiene una serie de ventajas. En primer lugar, una asociación significa que su proveedor de soluciones tiene un gran interés en su éxito. Trabajan juntos para resolver problemas de forma proactiva y crear soluciones innovadoras. Como en cualquier relación, empezar con el pie derecho ayuda a construir los cimientos para crecer.
La incorporación es más que una simple llamada inicial. Significa disponer de un proceso que le permita conocer a fondo la tecnología, realizar una formación transversal en toda la organización y tener acceso a un apoyo continuado a través de talleres, formación, actualizaciones técnicas y, lo que es más importante, una hoja de ruta para el crecimiento. Exploraremos ocho elementos esenciales de Viafoura para crear un proceso de incorporación exitoso.
Ocho elementos esenciales para incorporar con éxito la nueva tecnología
No hay un proceso de incorporación de tecnología que sirva para todos. Variará en función del alcance de la solución que se aplique. En última instancia, consideramos que el mejor proceso y experiencia de incorporación es el que nuestros socios necesitan y desean. He aquí ocho elementos esenciales necesarios para una experiencia de incorporación perfecta.
Una llamada de inicio
En esta llamada inicial participan los miembros del equipo interno transversal adecuado, tanto del socio como de Viafoura. En el caso de nuestros socios, esto incluye a las partes interesadas de los equipos de moderación, redacción y datos (es decir, las personas que aplicarán, utilizarán y extraerán información de nuestra solución). En Viafoura, también utilizamos este tiempo para entender lo que quiere conseguir a corto plazo, y cómo es el éxito a largo plazo. Esta es la base de todo el proceso de incorporación. Sin comprender los objetivos, ¿cómo vamos a seguir nuestro progreso?
Apoyo a la gestión del cambio
Desde el principio, nos aseguramos de participar en las conversaciones sobre la gestión del cambio para ayudar a que la organización comprenda el funcionamiento de las herramientas y el valor global que aporta nuestra solución. En Viafoura, creemos que es imperativo que los equipos funcionales entiendan el valor que la solución aportará a sus operaciones diarias. Por lo general, vemos esto como varios días de formación para varios departamentos para demostrar el valor a través de puntos de referencia de la industria, y estudios de casos.
Controles semanales
Las llamadas de progreso son una parte obvia de la incorporación, es necesario tener una cadencia consistente de chequeos para entender cómo se está llevando a cabo contra sus objetivos de implementación. En Viafoura, las llamamos llamadas de descubrimiento. Contamos con la participación de un agente de abordo y un recurso técnico especializado. Este es el equipo que inspecciona el código, examina el entorno de desarrollo, trabaja en las integraciones y responde a cualquier pregunta. De esta forma, se garantiza una transición fluida en el momento de la puesta en marcha.
Auditoría técnica
Antes de ponerlo en marcha, realizamos una auditoría técnica exhaustiva y pruebas de regresión para asegurarnos de que todo funciona como debería. Una vez completada la auditoría, todos pueden sentirse seguros para fijar la fecha de entrada en funcionamiento.
Una estrategia integral de puesta en marcha
Trabajamos estrechamente con nuestros socios para crear una estrategia exhaustiva de puesta en marcha. Esto incluye un profundo conocimiento de las distintas partes interesadas y sus responsabilidades para la puesta en marcha, cómo realizar el control de calidad durante la puesta en marcha y qué recursos están disponibles en caso de que se produzcan errores, problemas o correcciones. La realidad es que, por muy profunda que sea la implantación, hay veces que no se ha tenido en cuenta un escenario muy concreto y habrá que abordarlo el día de la puesta en marcha. Viafoura dispone de recursos dedicados en el momento de la puesta en marcha para actuar rápidamente en esas situaciones.
Consultas continuas con los equipos de moderación, redacción y datos
En Viafoura, parte de nuestro proceso de incorporación incluye una reunión con los equipos de moderación, redacción y datos antes de entrar en funcionamiento para entender las operaciones diarias, las rutinas y los KPI. Utilizamos esta información para crear manuales de participación personalizados para cada uno de los equipos, con consejos y mejores prácticas a medida. Una vez que el software se pone en marcha, trabajamos con los equipos funcionales cada semana para asegurarnos de que utilizan la solución de la mejor manera posible para alcanzar sus objetivos. La adopción de una nueva tecnología por parte de los usuarios es un serio obstáculo en el proceso de incorporación. Proporcionamos un camino para la adopción por parte de los usuarios que incluye la formación, la gamificación y la asignación de recursos para que su equipo esté cubierto y se sienta seguro al aprender a utilizar la solución.
Comentarios sobre el proceso de incorporación
Una vez completado el proceso de incorporación, queremos conocer su experiencia. Nos interesa el éxito de nuestros socios y queremos que sepan desde el principio que las líneas de comunicación están abiertas. Creemos que la incorporación de este aspecto a nuestro proceso de incorporación se traduce en la relación permanente con nuestros socios.
Apoyo continuo
Una vez que el software se pone en marcha, nuestras responsabilidades no terminan ahí. La realidad es que la incorporación es un proceso continuo e iterativo. En Viafoura, nuestros Gestores de Éxito de Clientes facilitan chequeos regulares, revisiones ejecutivas del negocio, sesiones de formación según sea necesario y notificaciones proactivas sobre nuevos productos y capacidades. El objetivo es garantizar el éxito técnico y empresarial del cliente y la solidez de nuestra asociación.
Conclusión
Para crear experiencias atractivas para los clientes y obtener resultados empresariales, es importante que los objetivos estratégicos de las empresas de medios de comunicación y de sus socios de software estén en sintonía. El proveedor de soluciones que elijas debe crear activamente confianza y seguridad centrándose tanto en los aspectos humanos como en los técnicos de la adopción de una nueva tecnología. Deben escucharle, comprender sus objetivos y estar comprometidos con su éxito. En Viafoura, los objetivos empresariales de nuestros clientes son nuestros objetivos empresariales. Por ello, la incorporación no termina cuando el software se pone en marcha. Es el comienzo de una asociación a largo plazo.